MOVE - die Weichen sind gestellt

Soll-Konzeption zur Modernisierung der Univesitätsverwaltung erarbeitet

Im Projekt Moderne Verwaltung (MOVE) wurde ein Konzept zum Aufbau eines leistungsfähigen Informationssystems auf der Basis effizienter Universitätsprozesse entwickelt und am 1.12.2000 der Hochschul-öffentlichkeit sowie Vertretern aus der Landesver- waltung und anderen Hochschulen präsentiert. Vorausgegangen waren drei Monate intensiver Projektarbeit, an der sich über 90 Mitarbeiter aus allen Bereichen der Verwaltung, den Zentralen Einrichtungen und aus den Fakultäten sowie dem Personalrat beteiligt haben. Besonders erwähnt werden sollte die hohe Motivation, das Problembewusstsein und die Eigeninitiative, die von den Projektbeteiligten gezeigt wurden. Die Arbeit wurde intensiv durch die Professuren Wirtschaftsinformatik sowie Unternehmensrechnung und Controlling unterstützt. Förderlich war für das Projekt auch die konstruktive Zusammenarbeit mit Dr. Kerrin Winkler vom Kuratorium der TU Chemnitz sowie mit dem Sächsischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst (SMWK), insbesondere MDgt Reinhard Retzlaff und Dr. Katrin Schöne. Ein wesentlicher Teil der Projektarbeit lag jedoch auf den Schultern des Beratungs-teams der IDS Scheer AG. Insgesamt fanden 30 Workshops und zahlreiche Abstimmungs-gespräche in elf Arbeitskreisen statt. Dabei wurden bestehende Verwaltungsabläufe abteilungs- und dezernatsübergreifend analysiert und diskutiert sowie effiziente Soll-Geschäftsprozesse definiert. Zur besseren Veranschaulichung für die Diskussion wurden 69 Ist- und Sollprozesse als Modelle in so genannten ereignisgesteuerten Prozessketten abgebildet.
Bei der Gestaltung der Soll-Geschäftsprozesse stand die Reduktion von organisatorischen Brüchen, System- und Medienbrüchen sowie von überflüssigen Prozessschritten im Vordergrund. Zudem waren die Zukunftsfähigkeit der Geschäftsprozesse sowie die Schaffung neuer Aktionsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die effiziente Anbindung einer Kosten- und Leistungsrechnung, wesentliche Gestaltungsziele. Für die Umsetzung des Sollkonzepts wird die Notwendigkeit der Einführung einer integrierten Standardsoftware herausgestellt. Die künftigen Anforderungen der TU Chemnitz an eine umfassende Softwareunterstützung wurden aus diesem Konzept abgeleitet, und in einem Pflichtenheft formuliert. Ein wichtiger Nutzen der engagierten Diskussionen war die Erweiterung des Blickwinkels der beteiligten Mitarbeiter und die Gewinnung von einem besseren Verständnis für die Arbeit anderer Bereiche. Einen Schwerpunkt des Projektes bildete das Hochschulrechnungswesen (z.B. Haushalt, Drittmittel). Das Konzept der TU Chemnitz sieht eine Integration des Rechnungswesens mit wichtigen Bereichen, wie zum Beispiel Beschaffung und Inventarisierung, vor. Für die Kosten- und Leistungsrechnung, als wesentlicher Bestandteil des künftigen Rechnungswesens, wurden grundlegende Strukturen erarbeitet. Zur effizienten Umsetzung wird ein dualistischer Rechnungswesenansatz mit primär kaufmännischer Buchungsweise (Doppik) vorgeschlagen, der sowohl die notwendigen Anforderungen der Kameralistik als auch die der Kostenrechnung erfüllt. Immer mehr deutsche Hochschulen, wie zum Beispiel die in Hessen, gehen diesen Weg und sehen darin einen zukunftsfähigen Ansatz, zu dessen Umsetzung eine integrierte Standardsoftware nötig ist. Die Standardsoftware-Einführung sollte unbedingt mit dem Mindestumfang, Finanzbuchhaltung, Haushaltsmanagement, Kosten- und Leis-tungsrechnung, Personalwesen sowie Beschaffung und Inventarisierung realisiert werden.
Durch den schrittweisen Ausbau der Ausgangslösung, das heißt Einbindung des Immobilienmanagements und der Instandhaltung sowie der universitären Kernbereiche Forschung, Lehre und Studium lassen sich weitere positive Effekte erzielen. Insbesondere die Prüfungsverwaltung ist gegenwärtig durch eine sehr he-terogene Systemlandschaft geprägt und beinhaltet Optimierungspotenziale durch Vereinheitlichung. Darüber hinaus kann die Implementierung eines Workflows für das Dokumentenmanagement und das Forschungs-projektmanagement zu Effizienz führen.
Insgesamt wurden mit dem Projekt MOVE wichtige Grundlagen für eine moderne Universitätsverwaltung und die Stärkung der Selbststeuerungsfähigkeit der TU geschaffen. Des Weiteren liegt jetzt mit dem Sollkonzept der TU Chemnitz eine Entscheidungsgrundlage für das SMWK vor. Die notwendige Richtungsentscheidung für oder gegen die Einführung einer integrierten Standardsoftware müsste jetzt im Land schnell getroffen werden, damit die Dynamik, die das Projekt in der TU Chemnitz ausgelöst hat, nicht angehalten wird. Aufbauend auf MOVE möchte die TU Chemnitz in diesem Jahr zur integrierten Realisierung betriebswirtschaftlicher, organisatorischer und DV-technischer Konzepte ein Umsetzungsprojekt MOVE II starten. Abschlusspräsentation und weitere Informationen:
http:// www.tu-chemnitz.de/verwaltung/wd/move/.

Thomas Land
Projektleiter MOVE an der TU Chemnitz

Projektleiter IDS Scheer AG Dr. Carsten Witt, Kanzler Eberhard Alles, Projektleiter TU Chemnitz Thomas Land und Berater IDS Scheer AG Dr. Guido Ehmer bereiten die Abschlusspräsentation von MOVE I vor (v.r.).
Foto: Mario Steinebach